Procedure

Eerst klagen bij de corporatie
Voordat u een klacht kunt indienen bij de Regionale Klachtencommissie Woningcorporaties moet u altijd eerst een formele klacht indienen bij de corporatie. Dat kan per brief of per e-mail of via het klachtenformulier op de website van de corporatie.

Let op: een reparatieverzoek is nog geen klacht. Als u vindt dat uw reparatieverzoek niet goed is afgehandeld, dan kunt u daarover een klacht indienen. Eerst bij de corporatie en daarna bij de Commissie als dat nodig is.

Een klacht indienen bij de Regionale Klachtencommissie Woningcorporaties
Als u van de corporatie een schriftelijk antwoord heeft gehad op uw klacht en u bent het daar niet mee eens, dan kunt u een klacht indienen bij de Commissie. Dat kan ook als uw klacht zes weken nadat u hem bij de corporatie heeft ingediend nog niet afgehandeld is of als u nog geen antwoord heeft gehad.

Uw klacht dient u in via het online klachtenformulier. Het is belangrijk dat u dit formulier zo duidelijk en zo volledig mogelijk invult. De Commissie behandelt namelijk de klacht zoals die op het formulier is beschreven.

Het is de bedoeling dat u bewijsstukken meestuurt waaruit blijkt dat u de klacht eerst heeft ingediend bij de corporatie. Als u antwoord heeft gehad van de corporatie, dan stuurt u dat ook mee. Ook andere documenten die belangrijk zijn voor de beoordeling van uw klacht mag u meesturen. U kunt deze bijlagen uploaden in het klachtenformulier, maar u mag ze ook aan de secretaris mailen, als u dat makkelijker vindt([email protected]). Het is wel belangrijk dat u alle stukken tegelijk met de klacht indient. Het is in principe niet mogelijk om later nog stukken toe te voegen aan uw dossier.

Komt u er niet uit? Neemt u dan even contact op met de secretaris van de Commissie.

Is uw klacht ontvankelijk?
Binnen een week na ontvangst van uw klacht krijgt u bericht van de secretaris of uw klacht ontvankelijk is. Dat wil zeggen of uw klacht aan de eisen van het reglement voldoet, zodat de Commissie hem kan behandelen.

Als uw klacht ontvankelijk is, wordt er een zitting ingepland om uw klacht te behandelen. De corporatie wordt dan gevraagd te reageren op uw klacht. De secretaris stuurt de reactie van de corporatie vervolgens aan u door en laat u weten wie er namens de corporatie tijdens de zitting aanwezig zullen zijn.

Het is niet mogelijk voorafgaand aan de zitting nog schriftelijk te reageren op de reactie van de corporatie. Wel krijgt u de gelegenheid om op de zitting een korte mondelinge reactie te geven. Dat mag u doen aan de hand van beknopte spreekaantekeningen, die in beginsel niet langer dan twee pagina’s A4 mogen zijn.

Zitting
Tijdens de zitting zijn drie leden van de Commissie aanwezig. Een voorzitter die ook jurist is, een lid dat door de huurders is voorgedragen en een lid dat door de verhuurders voorgedragen is. De Commissie heeft voor de zitting uw klachtdossier goed gelezen. Uw klachtdossier bestaat uit de klacht die u ingediend heeft en de reactie die de corporatie gegeven heeft. U en de corporatie krijgen de gelegenheid om een toelichting te geven en de Commissie zal vragen stellen. Een zitting duurt maximaal drie kwartier.

Advies

Na afloop van de zitting overlegt de Commissie over wat zij gelezen en gehoord heeft. Daarna wordt een advies aan de corporatie opgesteld. In het advies staat wat de Commissie van uw klacht vindt en wat zij vindt dat de corporatie eventueel zou moeten doen. Het advies wordt normaal gesproken binnen drie weken na de zitting naar de corporatie gestuurd. U krijgt daarvan tegelijkertijd een kopie.

Het advies is niet bindend. Dat betekent dat de corporatie niet verplicht is het advies te volgen, hoewel dat meestal wel gebeurt. De corporatie moet u binnen een maand laten weten of zij het advies opvolgt of niet. Als de corporatie het advies niet opvolgt, dan moet zij daar een goede reden voor geven.

Bezwaarmogelijkheden
Bij de Commissie is geen bezwaarmogelijkheid. Als u het niet eens bent met het advies of met de manier waarop de corporatie het advies uitvoert, dan kunt u naar de Huurcommissie of naar de rechter.

Als het niet eens bent met de manier waarop de Klachtencommissie haar werk doet, dan kunt u een klacht indienen bij de Commissie Governancecode Woningcorporaties.

De procedure bij de Klachtencommissie is kosteloos.